El poder de los informes de los empleados en tiempo real

Este artículo es parte de nuestras series Volver a lo fundamental que resalta los principios fundamentales de la gestión del medio ambiente, la salud y la seguridad. Las series están escritas para profesionales en EHS nuevos en esta industria, así como para profesionales experimentados que quieran mantener sus habilidades. Cuando se trata de seguridad, la retrospectiva suele ser 20/20. Incluso si los empleados detectan e informan sobre peligros en el lugar de trabajo, las tendencias o patrones no surgen hasta semanas o meses después, cuando los informes se ejecutan. En el mejor de los casos, pone a las compañías en un estado permanente de apagar incendios. En el peor de los casos, solo son capaces de ver riesgos y peligros cuando ocurre un accidente. La capacidad de capturar y analizar las observaciones y los informes de los empleados en tiempo real, es la clave para un lugar de trabajo más seguro.

¿Qué son los informes de los empleados en tiempo real?

Los informes de los empleados en tiempo real son un método de recopilar las reacciones de los empleados sobre peligros e incidentes en el acto. En lugar de esperar hasta el final de un turno para rellenar un informe de la apreciación de riesgos o cuasi accidentes y enviárselo al supervisos, esto utiliza un sistema como una aplicación móvil para guardas sus reacciones al momento.

¿Cuáles son los beneficios de los informes en tiempo real?

Los informes de los empleados en tiempo real es una de las herramientas más importantes para los profesionales en seguridad. Con los informes en tiempo real, los empleados funcionan como sus ojos sobre el terreno, alertándole de las condiciones peligrosas y proporcionándole una detección temprana de los potenciales problemas.

Tener acceso al instante a las reacciones también crea oportunidades para la continua mejora. En lugar de esperar a que el accidente ocurra, los informes de los empleados le permiten abordar los riesgos de forma proactiva e identificar las potenciales acciones correctivas.

Por último, los informes en tiempo real tienen la ventaja de capturar información sobre cuasi accidentes y riesgos cuando se encuentra fresca en la mente de los empleados. Esto produce datos más completos y precisos para cosas como la monitorización de la seguridad y los informes ESG.

Cómo fomentar los informes en tiempo real sobre incidentes y observaciones de los riesgos

Tanto las herramientas como la cultura del trabajo cumplen un papel de promocionar los informes en tiempo real. Estos son algunos pasos que los profesionales en seguridad pueden tomar para incentivar a los trabajadores a reportar informes y observaciones de los riesgos inmediatamente:

1. Identificar los obstáculos que se encuentran los trabajadores

Hay varias razones por las que un empleado podría no informar sobre un cuasi accidente o una observación del riesgo al momento. Cuando los empleados encuentran un peligro, generalmente, están en medio de una tarea por lo que deberían parar su trabajo para rellenar un largo informe. En otros casos, los empleados simplemente no sabén qué o cómo reportarlo. Y a pesar de las leyes que protegen frente a las represalias, algunos trabajadores evitan reportar incidentes u observaciones por miedo a las posibles consecuencias.

2. Proporcionar formación

Algunos de estos desafíos podrían resolverse con formación continua. Los responsables de seguridad deberían revisar los derechos y responsabilidades de los empleados, incluyendo al derecho a informar sobre daños, enfermedades o violación de la seguridad en el trabajo sin temer a posibles represalias. Los empleados también deberían revisar los tipos de incidentes que deberían ser reportados y cómo rellenar los formularios de la empresa.

3. Potenciar el uso de softwares de informes móviles

Para superar otros obstáculos de los informes, las empresas deberían considerar el uso de softwares de informes móviles. Esta tecnología permite a los empleados cargar en tiempo real observaciones, imágenes y vídeos desde cualquier dispositivo móvil, incluso sin conexión. Rellenar un informe les llevaría menos de 30 segundos, sin necesidad de unos conocimientos específicas, y de forma anónima.

4. Analizar las observaciones de los empleados

Por supuesto, lograr que los empleados reporten sus observaciones solo es una parte de la solución. Otro reto es saber cómo analizar los datos a tiempo Los formularios en papel deber ser introducidos en hojas de cálculo cuidadosamente y recopilados de forma manual en los informes. Mientras se van introduciendo los datos intentar ojear las observaciones de manera individual hace imposible tener una imagen clara de las tendencias y los patrones hasta que se ejecute un informe al final. Para entonces suele ser demasiado tarde.

En cambio, los empleadores pueden aprovechar el poder de los software EHS para convertir las observaciones de los empleados en información de la seguridad en tiempo real. Cuando los empleados reportan una observación, ésta va a una base de datos centralizada. Desde allí, los empleadores pueden ver las observaciones en paneles de control dinámicos. También pueden clasificar por tendencias en determinados lugares o determinados tipos de incidentes.

5. Actuar en función de la información

Por último, es más probable que los empleados informen de los riesgos y los cuasi accidentes si saben que los gerentes les toman en serio. Los empleados necesitan saber que su reacción tiene un efecto inmediato sobre la seguridad. Asegúrese de explicarles como se utilizará esta información dentro de la organización. ¿Los informes de cuasi accidentes desencadenan automáticamente una investigación? ¿Está implementando nuevas acciones correctivas y preventivas? Demuestre que la información de sus empleados se traduce activamente en acciones.

Su conclusión

En resumen, las observaciones de los empleados en tiempo real puede ayudar a los empleadores de forma proactiva a prevenir accidentes y reducir riesgos. Al dar a los empleados las herramientas correcta y el apoyo podrá promover un «ver algo, decir algo».

Nota: Este artículo se publicó originalment en 2018 y se ha actualizado para que sea más reciente y completo.